Depuis 2018, votre société a l’obligation d’utiliser un logiciel de caisse sécurisé pour ses transactions avec les particuliers. Une obligation éµtendue depuis le 30.12.2020.

L’obligation d’utiliser un logiciel de caisse sécurisé. Un logiciel de caisse est un système informatique qui permet d’enregistrer extra-comptablement les paiements associés aux ventes et aux prestations de service réalisées par le professionnel. Depuis le 01.01.2018, et afin de lutter contre la fraude à la TVA, les entreprises ont l’obligation d’utiliser un logiciel satisfaisant à des conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données en vue du contrôle de l’administration fiscale. Un certificat doit l’attester sous peine d’une amende pouvant atteindre 7 500 € (CGI art. 1770duodecies) .

Une obligation pour quelles entreprises ? Sont soumises à cette obligation toutes les entreprises qui enregistrent elles-mêmes les règlements de leurs clients dans un logiciel de caisse. Les entreprises qui ne réalisent que des opérations entre professionnels ne sont toutefois pas concernées. Par ailleurs, sont également exclus du dispositif les assujettis exonérés de TVA ou relevant du régime de la franchise en base.

Une obligation étendue aux logiciels de facturation. À l’occasion d’une mise à jour de la base Bofip en date du 30.12.2020, l’administration indique que les logiciels de facturation doivent, le cas échéant, également satisfaire à ces conditions. Elle précise en effet qu’un logiciel de facturation, c’est-à-dire un système informatique permettant d’émettre des factures entre assujettis à la TVA, doit être considéré comme un logiciel de caisse s’il dispose d’une fonctionnalité de caisse (BOI-TVA-DECLA-30-10-30 n° 40) . Ainsi, dès lors que ce type de logiciel est utilisé par un assujetti pour le suivi extra-comptable des règlements provenant des non-assujettis, il entre dans le champ d’application du dispositif. Dans ce cas, les obligations prévues par ce dispositif s’appliquent dans les conditions de droit commun, sous réserve des spécificités suivantes : la donnée relative au numéro de caisse n’est pas exigée ; les clôtures journalières, mensuelles et annuelles ne sont pas exigées, sous réserve qu’en cas de contrôle les logiciels puissent fournir, à la demande de l’administration, le total des règlements enregistrés pour une période déterminée ; les données qui doivent faire l’objet d’une conservation peuvent être conservées dans le module du logiciel dans lequel elles sont créées, dès lors que leur mode de conservation assure leur intégrité.

Les logiciels de facturation avec une fonctionnalité de caisse pour enregistrer les transactions avec des non-assujettis doivent désormais également être sécurisés.

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